Siedziba firmy a wynajem/dzierżawa nieruchomości: Jak to pogodzić?

Nieruchomość może być przedmiotem umowy najmu lub dzierżawy. Czy dane nieruchomości mogą służyć jako siedziba firmy do prowadzenia działalności gospodarczej? Jakie obowiązują warunki? Przeczytaj artykuł i dowiedz się więcej na ten temat!

Siedziba firmy a adres: Co musisz wiedzieć?

Wybór siedziby firmy to jedna z kluczowych decyzji, którą musi podjąć każdy przedsiębiorca. Adres siedziby jest bowiem nie tylko informacją formalną, ale również czynnikiem wpływającym na wizerunek firmy, koszty prowadzenia działalności oraz obowiązki prawne. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na wynajem lub dzierżawę nieruchomości jako siedziby swojej firmy. Jakie są tego konsekwencje i na co zwrócić uwagę?

Podstawy prawne: Kodeks cywilny i ustawa o swobodzie działalności gospodarczej

Podstawowe regulacje dotyczące najmu i dzierżawy nieruchomości znajdziemy w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (dalej: k.c.). Umowa najmu (art. 659 k.c. i następne) oraz dzierżawy (art. 693 k.c. i następne) to umowy cywilnoprawne, na mocy których jedna strona (wynajmujący/wydzierżawiający) oddaje drugiej stronie (najemca/dzierżawca) rzecz do używania (najem) lub używania i pobierania pożytków (dzierżawa) przez czas oznaczony lub nieoznaczony, w zamian za czynsz.

Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. 2018 poz. 646) reguluje zasady podejmowania, wykonywania i zakończenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Określa m.in. obowiązek posiadania adresu siedziby firmy, który musi być zgłoszony w odpowiednich rejestrach (CEIDG, KRS).

Czy można zarejestrować firmę pod adresem wynajmowanej nieruchomości?

Odpowiedź brzmi: tak, co do zasady można zarejestrować firmę pod adresem wynajmowanej lub dzierżawionej nieruchomości. Ważne jest jednak spełnienie kilku warunków:

• Zgoda właściciela nieruchomości: Najważniejszym warunkiem jest uzyskanie zgody właściciela nieruchomości (wynajmującego/wydzierżawiającego) na zarejestrowanie pod jego adresem siedziby firmy. Zgoda ta powinna być wyrażona na piśmie, np. w formie aneksu do umowy najmu/dzierżawy lub oddzielnego oświadczenia.
• Wpis w umowie najmu/dzierżawy: Najlepiej, aby w umowie najmu/dzierżawy znalazł się zapis wyraźnie zezwalający na prowadzenie działalności gospodarczej w danym lokalu oraz na zarejestrowanie pod tym adresem siedziby firmy.
• Aktualny tytuł prawny do lokalu: Przedsiębiorca musi posiadać aktualny tytuł prawny do lokalu, czyli ważną umowę najmu/dzierżawy.

Jak uzyskać zgodę właściciela nieruchomości?

Uzyskanie zgody właściciela nieruchomości to kluczowy krok. Oto kilka wskazówek, jak to zrobić:

1. Porozmawiaj z właścicielem: Zacznij od rozmowy z właścicielem nieruchomości. Wyjaśnij, jaki rodzaj działalności zamierzasz prowadzić i dlaczego zależy Ci na zarejestrowaniu firmy pod tym adresem.
2. Przedstaw korzyści: Spróbuj przedstawić korzyści dla właściciela, np. stabilny najemca, dbałość o lokal.
3. Zaproponuj aneks do umowy: Przygotuj projekt aneksu do umowy najmu/dzierżawy, w którym znajdzie się zapis zezwalający na prowadzenie działalności gospodarczej i rejestrację siedziby firmy.
4. Uzyskaj pisemną zgodę: Upewnij się, że zgoda właściciela została wyrażona na piśmie i jest opatrzona jego podpisem.

Praktyczna Checklista dla Przedsiębiorcy:

• Sprawdź, czy umowa najmu/dzierżawy dopuszcza prowadzenie działalności gospodarczej.
• Uzyskaj pisemną zgodę właściciela nieruchomości na zarejestrowanie siedziby firmy pod jego adresem.
• Upewnij się, że zgoda właściciela zawiera dokładny adres nieruchomości.
• Zgłoś adres siedziby firmy w CEIDG lub KRS.
• Pamiętaj o aktualizacji adresu w dokumentach firmowych (faktury, pieczątki, strona internetowa).

Najczęściej Popełniane Błędy:

• Brak zgody właściciela: Rejestracja firmy pod adresem wynajmowanej nieruchomości bez zgody właściciela może skutkować problemami prawnymi, włącznie z rozwiązaniem umowy najmu.
• Nieaktualna umowa najmu: Rejestracja firmy na podstawie nieaktualnej umowy najmu (np. po jej wygaśnięciu) jest niezgodna z prawem.
• Brak aktualizacji danych: Zapomnienie o aktualizacji adresu siedziby firmy w dokumentach firmowych i rejestrach może prowadzić do problemów z urzędami.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

• Rodzaj działalności: Upewnij się, że rodzaj prowadzonej działalności nie narusza postanowień umowy najmu/dzierżawy ani przepisów prawa (np. przepisy o ochronie środowiska, przepisy budowlane).
• Plan miejscowy: Sprawdź, czy plan miejscowy dopuszcza prowadzenie działalności gospodarczej w danym lokalu.
• Koszty: Pamiętaj, że prowadzenie działalności gospodarczej w wynajmowanym lokalu może wiązać się z dodatkowymi kosztami (np. wyższy czynsz, opłaty za media).

Adres wirtualny jako alternatywa

Jeśli nie masz możliwości lub nie chcesz rejestrować firmy pod adresem wynajmowanej nieruchomości, możesz rozważyć skorzystanie z usługi wirtualnego biura. Adres wirtualny to usługa, która pozwala na zarejestrowanie firmy pod adresem biura wirtualnego, bez konieczności fizycznego wynajmowania lokalu. Jest to rozwiązanie szczególnie popularne wśród startupów i freelancerów.

Podsumowanie

Rejestracja firmy pod adresem wynajmowanej lub dzierżawionej nieruchomości jest możliwa, ale wymaga spełnienia określonych warunków. Najważniejsze to uzyskanie zgody właściciela nieruchomości oraz posiadanie aktualnego tytułu prawnego do lokalu. Pamiętaj o dokładnym sprawdzeniu umowy najmu/dzierżawy oraz o aktualizacji danych w rejestrach i dokumentach firmowych.

Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji przepisów, skonsultuj się z profesjonalnym doradcą prawnym lub podatkowym.