Wstęp

Wykorzystywanie sztucznej inteligencji w pracy jest zjawiskiem coraz bardziej powszechnym. Pracownicy, szukając sposobów na zwiększenie efektywności, coraz częściej sięgają po narzędzia takie jak ChatGPT. Czy działanie to jest jednak zgodne z prawem? Czym jest shadow AI i czy w jakikolwiek sposób chroni to dane osobowe? Omawiamy w artykule. Sprawdź!

W dobie dynamicznego rozwoju technologii, przedsiębiorstwa stają przed nowymi wyzwaniami związanymi z bezpieczeństwem danych i przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Jednym z takich wyzwań jest tzw. Shadow AI, czyli wykorzystywanie przez pracowników narzędzi sztucznej inteligencji, w tym popularnego ChatGPT, bez wiedzy i kontroli pracodawcy. Zjawisko to rodzi szereg pytań natury prawnej i etycznej, a ignorowanie go może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych.

Czym jest Shadow AI?

Shadow AI (z ang. „ukryta AI”) odnosi się do sytuacji, w której pracownicy wykorzystują narzędzia i aplikacje oparte na sztucznej inteligencji (AI), takie jak ChatGPT, w swojej pracy bez wiedzy, zgody i nadzoru działu IT lub kierownictwa firmy. Często wynika to z chęci usprawnienia pracy, automatyzacji zadań lub braku dostępu do oficjalnych, korporacyjnych rozwiązań AI. Choć intencje mogą być dobre, ryzyko związane z Shadow AI jest realne i wielowymiarowe.

Przykłady Shadow AI w miejscu pracy:

• Używanie ChatGPT do generowania treści marketingowych lub e-maili.
• Wykorzystywanie narzędzi AI do analizy danych klientów.
• Automatyzacja procesów rekrutacyjnych za pomocą algorytmów AI.
• Przetwarzanie poufnych dokumentów firmowych za pomocą zewnętrznych aplikacji bazujących na AI.

RODO a Shadow AI – kluczowe aspekty prawne

Podstawą prawną ochrony danych osobowych w Polsce jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). RODO nakłada na administratorów danych (czyli w tym przypadku firmy) szereg obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym:

• Zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a RODO): Przetwarzanie danych musi być zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste dla osoby, której dane dotyczą.
• Zasada ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO): Dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie mogą być przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.
• Zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO): Dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.
• Zasada prawidłowości (art. 5 ust. 1 lit. d RODO): Dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane.
• Zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO): Dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
• Zasada integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f RODO): Dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.
• Zasada rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO): Administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad RODO i musi być w stanie wykazać ich przestrzeganie.

Wykorzystywanie Shadow AI, a w szczególności ChatGPT, może naruszać te zasady na kilka sposobów:

• Brak kontroli nad danymi: Firma nie wie, jakie dane osobowe są przetwarzane przez pracowników za pomocą nieautoryzowanych narzędzi AI.
• Brak zgodności z celami przetwarzania: Przetwarzanie danych może wykraczać poza cele, dla których zostały zebrane.
• Ryzyko wycieku danych: Dane osobowe mogą być przesyłane do zewnętrznych serwerów i przechowywane w niekontrolowany sposób.
• Brak odpowiednich zabezpieczeń: Nieautoryzowane narzędzia AI mogą nie spełniać standardów bezpieczeństwa wymaganych przez RODO.
• Brak rozliczalności: Firma nie jest w stanie wykazać, że przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO.

Praktyczne konsekwencje naruszenia RODO w kontekście Shadow AI

Naruszenie RODO może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla przedsiębiorstwa, w tym:

• Kary finansowe: Organ nadzorczy (w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) może nałożyć na firmę karę pieniężną w wysokości do 20 milionów EUR lub do 4% rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
• Nakazy naprawcze: Organ nadzorczy może nakazać firmie podjęcie określonych działań naprawczych, np. usunięcie danych, wdrożenie dodatkowych zabezpieczeń lub zaprzestanie przetwarzania danych.
• Roszczenia odszkodowawcze: Osoby, których dane zostały naruszone, mogą dochodzić odszkodowania od firmy za poniesione szkody majątkowe i niemajątkowe.
• Utrata reputacji: Naruszenie RODO może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy i utratę zaufania klientów.

Przykład: Firma X zajmująca się handlem detalicznym odkryła, że jeden z jej pracowników wykorzystywał ChatGPT do analizy danych klientów, w tym ich preferencji zakupowych i historii transakcji. Pracownik ten robił to na własną rękę, bez wiedzy i zgody firmy. Okazało się, że dane były przesyłane do serwerów ChatGPT, które znajdują się poza Unią Europejską. W wyniku kontroli Prezesa UODO firma X została ukarana karą finansową za naruszenie RODO.

Jak zarządzać Shadow AI i minimalizować ryzyko naruszenia RODO? – Praktyczna Checklista dla Przedsiębiorcy

Oto kroki, które możesz podjąć, aby zminimalizować ryzyko związane z Shadow AI i zapewnić zgodność z RODO:

1. Przeprowadź audyt wykorzystania AI w firmie: Zidentyfikuj, jakie narzędzia AI są wykorzystywane przez pracowników, zarówno te autoryzowane, jak i nieautoryzowane.
2. Stwórz jasną politykę dotyczącą wykorzystania AI: Określ, jakie narzędzia AI są dozwolone, jakie są zasady ich wykorzystania i jakie dane mogą być przetwarzane za ich pomocą.
3. Przeszkol pracowników w zakresie RODO i bezpieczeństwa danych: Upewnij się, że pracownicy rozumieją zasady ochrony danych osobowych i są świadomi ryzyka związanego z Shadow AI.
4. Wprowadź odpowiednie zabezpieczenia techniczne i organizacyjne: Zabezpiecz dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.
5. Monitoruj wykorzystanie AI w firmie: Regularnie sprawdzaj, czy pracownicy przestrzegają polityki dotyczącej wykorzystania AI i czy nie dochodzi do naruszeń RODO.
6. Zapewnij dostęp do autoryzowanych narzędzi AI: Jeśli pracownicy potrzebują narzędzi AI do swojej pracy, zapewnij im dostęp do bezpiecznych i zgodnych z RODO rozwiązań.
7. Wdróż procedury reagowania na incydenty: Opracuj procedury postępowania w przypadku wykrycia naruszenia RODO związanego z Shadow AI.

Najczęściej Popełniane Błędy w zarządzaniu Shadow AI

Przedsiębiorcy często popełniają następujące błędy w zarządzaniu Shadow AI:

• Ignorowanie problemu: Zakładanie, że Shadow AI nie stanowi zagrożenia dla firmy.
• Brak polityki dotyczącej wykorzystania AI: Pozostawianie pracownikom swobody w wykorzystywaniu narzędzi AI bez jasnych wytycznych.
• Niewystarczające szkolenia: Brak edukacji pracowników w zakresie RODO i bezpieczeństwa danych.
• Brak monitoringu: Niekontrolowanie wykorzystania AI w firmie.
• Reagowanie dopiero po wystąpieniu incydentu: Brak prewencyjnych działań.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

Szczególną uwagę należy zwrócić na następujące aspekty:

• Przekazywanie danych osobowych do narzędzi AI: Upewnij się, że narzędzia AI, z których korzystasz, spełniają wymagania RODO dotyczące przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).
• Przechowywanie danych osobowych przez narzędzia AI: Sprawdź, jak długo narzędzia AI przechowują dane osobowe i czy masz możliwość ich usunięcia.
• Wykorzystywanie danych osobowych przez narzędzia AI do uczenia maszynowego: Upewnij się, że masz kontrolę nad tym, jak dane osobowe są wykorzystywane do uczenia maszynowego i czy jest to zgodne z RODO.

Podsumowanie

Shadow AI to realne wyzwanie dla przedsiębiorstw, które może prowadzić do poważnych konsekwencji związanych z naruszeniem RODO. Kluczem do zarządzania tym ryzykiem jest świadomość problemu, wdrożenie odpowiednich procedur i edukacja pracowników. Pamiętaj, że zgodność z RODO to nie tylko obowiązek prawny, ale także element budowania zaufania klientów i pozytywnego wizerunku firmy.

Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji przepisów, skonsultuj się z profesjonalnym doradcą prawnym lub podatkowym.