Formy zawierania umów – kiedy skany i e-maile są ważnym dokumentem?

Formy zawierania umów zależą od konkretnego przypadku i sytuacji, w której zostaje ona zawierana. Kiedy skany i e-maile są ważnym dokumentem przy umowie? Zapoznaj się z artykułem i dowiedz się więcej o aspektach związanych z wymogami dla formy dokumentowej.

Wprowadzenie do form zawierania umów w polskim prawie

W polskim prawie cywilnym zasada swobody umów, uregulowana w art. 353¹ ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (k.c.), daje stronom dużą elastyczność w kształtowaniu treści umów. Jednak ta swoboda ma swoje granice, zwłaszcza gdy chodzi o formę, w jakiej umowa musi być zawarta, aby była ważna i skuteczna. Forma umowy ma kluczowe znaczenie dla jej ważności i dowodzenia w przypadku ewentualnych sporów.

W zależności od rodzaju umowy i przepisów szczególnych, prawo przewiduje różne formy zawarcia umowy, w tym formę pisemną, formę aktu notarialnego, formę dokumentową, a nawet formę ustną. To, która forma jest wymagana, zależy od konkretnych okoliczności i przedmiotu umowy.

Forma dokumentowa – co to takiego?

Forma dokumentowa umowy, wprowadzona do Kodeksu cywilnego, stanowi istotny krok naprzód w dostosowaniu prawa do realiów cyfrowych. Zgodnie z art. 77² k.c., do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.

Dokument w rozumieniu tego przepisu to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to być zarówno tradycyjny dokument papierowy, jak i elektroniczny, na przykład e-mail, wiadomość SMS, czy skan dokumentu.

Kiedy forma dokumentowa jest wystarczająca?

Forma dokumentowa jest wystarczająca, gdy przepisy prawa nie wymagają zachowania innej, bardziej rygorystycznej formy, np. formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi lub aktu notarialnego. Przykłady umów, które mogą być zawarte w formie dokumentowej, to:

• Umowy o świadczenie usług (np. umowy consultingowe, umowy o obsługę informatyczną), jeśli przepisy szczególne nie wymagają innej formy.
• Umowy o dostawę towarów, gdy wartość zamówienia nie przekracza określonej kwoty.
• Zmiany do umów zawartych wcześniej w formie dokumentowej.

Przykład: Firma X, zajmująca się tworzeniem stron internetowych, zawarła z klientem umowę na wykonanie strony w formie wymiany e-maili. W mailach precyzyjnie określono zakres prac, wynagrodzenie i termin realizacji. Taka forma jest wystarczająca, ponieważ przepisy nie wymagają formy pisemnej dla tego typu umów.

Skan umowy – czy ma moc prawną?

Skan podpisanej umowy, przesłany drogą elektroniczną, może być uznany za formę dokumentową, pod warunkiem że możliwe jest ustalenie osoby, która złożyła oświadczenie woli. Oznacza to, że skan musi być czytelny i zawierać podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy.

Jednak, aby skan umowy był traktowany jako równoważny z oryginałem, warto zadbać o dodatkowe zabezpieczenia, takie jak:

• Wymiana e-maili potwierdzających zawarcie umowy.
• Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
• Potwierdzenie tożsamości stron w korespondencji.

Najczęściej Popełniane Błędy przy Skanach Umów

1. Niska jakość skanu, uniemożliwiająca odczytanie treści.
2. Brak podpisu osoby uprawnionej.
3. Brak potwierdzenia otrzymania i akceptacji skanu przez drugą stronę.
4. Przesłanie skanu bez żadnego komentarza lub potwierdzenia zawarcia umowy.

E-mail jako forma zawarcia umowy

Wymiana e-maili może stanowić formę dokumentową zawarcia umowy, jeśli z treści korespondencji wynika jednoznaczna wola zawarcia umowy, a strony są identyfikowalne. Ważne jest, aby w e-mailach precyzyjnie określić wszystkie istotne elementy umowy, takie jak przedmiot umowy, wynagrodzenie, termin realizacji i warunki płatności.

Przykład: Przedsiębiorca z branży Y zamówił u dostawcy Z partię towaru, przesyłając e-mail z dokładną specyfikacją zamówienia i akceptacją warunków handlowych zawartych w ofercie dostawcy. Dostawca Z odpowiedział, potwierdzając przyjęcie zamówienia do realizacji. Taka wymiana e-maili może być uznana za ważną umowę w formie dokumentowej.

Na co zwrócić szczególną uwagę?

• Upewnij się, że e-maile zawierają wszystkie istotne elementy umowy.
• Potwierdź otrzymanie i akceptację oferty drugiej strony.
• Zachowaj całą korespondencję jako dowód zawarcia umowy.
• W przypadku wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem.

Kiedy wymagana jest forma pisemna?

Forma pisemna jest bardziej rygorystyczna niż forma dokumentowa. Zgodnie z art. 78 § 1 k.c., do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Forma pisemna jest wymagana w przypadku:

• Umów przenoszących własność nieruchomości.
• Umów o pracę.
• Umów leasingu.
• Umów, dla których przepisy szczególne przewidują formę pisemną pod rygorem nieważności.

W przypadku formy pisemnej, skan podpisanej umowy nie jest wystarczający. Konieczne jest posiadanie oryginału dokumentu z własnoręcznym podpisem.

Kwalifikowany podpis elektroniczny – alternatywa dla formy pisemnej

Kwalifikowany podpis elektroniczny, zgodnie z ustawą z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Oznacza to, że umowa podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma taką samą moc prawną, jak umowa zawarta w formie pisemnej.

Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest szczególnie przydatne w przypadku umów zawieranych na odległość, np. w transakcjach e-commerce, umowach z kontrahentami zagranicznymi, czy umowach o świadczenie usług online.

Praktyczna Checklista dla Przedsiębiorcy:

1. Określ formę umowy: Zidentyfikuj, czy dla danej umowy przepisy prawa wymagają formy pisemnej, dokumentowej, czy innej.
2. Zadbaj o treść umowy: Upewnij się, że umowa zawiera wszystkie istotne elementy, takie jak przedmiot umowy, wynagrodzenie, termin realizacji i warunki płatności.
3. Potwierdź tożsamość stron: Zweryfikuj tożsamość osób reprezentujących firmy zawierające umowę.
4. Zachowaj dowody: Archiwizuj całą korespondencję, skany umów i inne dokumenty związane z zawarciem umowy.
5. Skonsultuj się z prawnikiem: W przypadku wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem, aby upewnić się, że umowa jest ważna i skuteczna.

Podsumowanie

Wybór odpowiedniej formy zawarcia umowy ma kluczowe znaczenie dla jej ważności i skuteczności. Forma dokumentowa, obejmująca skany i e-maile, może być wystarczająca w wielu przypadkach, ale należy pamiętać o zachowaniu odpowiednich środków ostrożności i upewnieniu się, że przepisy prawa nie wymagają innej, bardziej rygorystycznej formy. Kwalifikowany podpis elektroniczny stanowi wygodną alternatywę dla formy pisemnej, umożliwiając zawieranie umów na odległość z zachowaniem pełnej pewności prawnej.

Pamiętaj, że niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W celu uzyskania wiążącej interpretacji przepisów, skonsultuj się z profesjonalnym doradcą prawnym lub podatkowym.