Excel, dokumenty czy dedykowany program? Jak zarządzać zgodnością z NIS2

Excel jest świetnym narzędziem. Problem pojawia się wtedy, gdy jeden arkusz ma jednocześnie pełnić rolę rejestru ryzyka, systemu zadań, repozytorium dowodów, historii decyzji i raportu dla zarządu.

Kiedy arkusz wystarcza

Na początku niewielkiego projektu arkusz pomaga zebrać dane i ustalić zakres. Jest elastyczny, znany pracownikom i nie wymaga wdrożenia technicznego. Jeżeli organizacja ma kilkanaście działań, jednego koordynatora i krótki czas realizacji, może być wystarczający.

Trudności rosną wraz z liczbą właścicieli i cyklicznych kontroli. Pojawiają się kopie „final_v7”, ręczne przypomnienia, linki do dowodów na prywatnych dyskach i pytanie, kto zmienił status ryzyka.

Dokumenty opisują, ale nie prowadzą

SharePoint lub dysk sieciowy dobrze przechowuje polityki. Sam nie przypomni jednak właścicielowi, że za tydzień mija termin przeglądu dostawcy, nie pokaże automatycznie zaległych kontroli i nie połączy nieudanego testu z decyzją zarządu.

Kiedy warto przejść na platformę

Dedykowany system staje się użyteczny, gdy firma potrzebuje:

• wielu właścicieli i akceptacji;
• powtarzalnych kontroli oraz przypomnień;
• powiązań między usługami, ryzykami, dostawcami i incydentami;
• wersjonowania i historii zmian;
• bezpiecznego gromadzenia dowodów;
• aktualnego raportu dla zarządu lub audytora.

Oprogramowanie nie rozwiąże jednak problemu źle zaprojektowanego procesu. Jeżeli nikt nie wie, kto odpowiada za ocenę dostawcy, narzędzie jedynie szybciej pokaże pustą rubrykę. Dlatego dobry start łączy konfigurację platformy z ustaleniem ról, zakresu i rytmu pracy.

Najlepszym kryterium wyboru nie jest liczba funkcji. Jest nim odpowiedź na pytanie: czy system pomaga wykonać kontrolę, zebrać dowód, zweryfikować wynik i podjąć decyzję?

Program wdrożeniowy UP² uruchamia sposób pracy, a platforma UP² utrzymuje go bez ręcznego ścigania ludzi po mailach i składania raportu z pięciu arkuszy. Zobacz, jak wygląda jeden przepływ pracy w UP².